Как подготовиться к внедрению B2B-портала внутри компании

За 3 года мы разработали 12 оптовых порталов. На переговорах клиенты говорят: «Что делаете вы — понятно. Объясните, что придётся делать нам и кого задействовать внутри компании?»

Мы подготовили список из 6 обязательных задач, решение которых поможет запустить B2B-систему и быстро, и корректно.

ВАЖНО! Очерёдность действий НЕ принципиальна.

Например, в нашем списке выбор разработчика указан последним пунктом, хотя часто компании именно с этого начинают или совершают первичные приготовления (действия 1 и 3), а потом ищут подрядчика, который советом поможет на остальных этапах.

Для чего нужен B2B-портал?

Главная задача B2B-платформы — автоматизация сделок, которые до сих пор во многих компаниях проходят по старой схеме: «Звонок — Запрос прайса — Отправка прайса менеджеру с указанием количества — Уточнение остатков.».

Менеджеры ежедневно каждому контрагенту поэтапно предоставляют одинаковую информацию. Рационально ли это?

Подробнее об автоматизации продаж с помощью B2B-платформы

Переходим к задачам, которые придётся решать внутри компании.

1. Определяем бизнес-цели и расставляем приоритеты

Какие задачи для вас решит B2B-портал?

• Упростит документооборот по сделке;
• Сократит отдел продаж;
• Увеличит эффективность отдела продаж;
• Повысит лояльность клиентов за счёт современного, удобного инструментария;
• Создаст оперативную связь с клиентами.

Полный набор возможностей для оптового сайта смотрите по ссылке выше. Но постарайтесь отталкиваться от целей бизнеса, а уже после связывать их с возможностями B2B-площадки. Это помогает взглянуть на собственное дело свежим взглядом.

Каждой задаче присвойте оценку от 1 до 10 по принципу, насколько она важна в рамках деятельности компании и какую выгоду обеспечит?

Из письма нашего клиента:

«Зачем расставлять приоритеты?» — спросите вы. Об этом ниже.

2. Формируем требования к порталу и очерёдность их выполнения

Когда мы покупаем автомобиль, то у нас к нему есть определённые требования, так? Они у каждого свои, зависящие от задач (кому-то транспорт нужен, чтобы картошку с дачи возить, а кому-то — на девушек впечатление производить). Но некоторые функции должны быть по умолчанию, как минимум надо: чтобы автомобиль ездил, была исправна коробка передач, работал «ручник» и дворники, стояли зеркала... А дальше можно тюнинговать до бесконечности.

С B2B-порталом всё точно так же. Главное, чтобы бизнес-процессы не вступали в конфликт друг с другом, а реализовать можно любую бизнес-идею.

Фишка в том, что разработка и внедрение оптового интернет-магазина — процесс, занимающий не один месяц. Поэтому надо указать минимальные требования (как к автомобилю), чтобы портал «поехал».

Подключите к этому процессу рядовых сотрудников, ведь работать в B2B-системе будут и они. Составьте опросник, который бы показал, как сотрудники того или иного отдела работают сейчас, какой функционал им нужен в первую очередь, и чего они хотят в будущем.

Например, руководитель отдела продаж желает получать смс-сообщение, когда менеджер, закреплённый за контрагентом, в течение 30 минут не отреагировал на новый заказ в системе. Это реализуемо. Но это уже тюнинг: желательный и возможный, но не обязательный функционал.

Сначала прорисовываем скелет — схему общих бизнес-процессов компании. Переносим их на B2B-площадку, тестируем, запускаем в работу, а затем наращиваем на скелет мышцы.

Компания может прописать этапы внедрения своими силами, но мы уверены, что быстрее и результативнее работать вместе с разработчиком.

Пример того, как может выглядеть такой документ с требованиями:

3. Подбираем команду и руководителя проекта по внедрению портала

Обратите внимание: не «назначить», а «подобрать»! Суть не в том, чтобы поставить крайнего и требовать еженедельные отчеты по пятницам. Но начнём с команды.

Обязательно включите в состав:

1. Руководителей профильных отделов: сбыта, маркетинга, закупок и пр. (иногда в команду входят даже бухгалтера, это нужно, когда у компании специфичные расчёты с контрагентами). Руководители отделов дают данные по бизнес-процессам, определяют требования к оптовому порталу, дают обратную связь.
2. Программиста учётно-складской системы. Даже если он внештатный сотрудник. Это критически важное звено, обеспечивает корректность данных в системе и играет ключевую роль при интеграции учётной программы с B2B-порталом. Подробней об этом дальше.

Какими знаниями должен обладать руководитель проекта?

Он «свяжет» вашу компанию с разработчиком. Это серьёзный пласт работы и, возможно, такого сотрудника придётся освободить от других задач (всё зависит от размера компании и сложности бизнес-процессов).

Во-первых, этот человек должен разбираться в бизнес-процессах компании. Поэтому на роль не подходит обычный менеджер, который «видит улицу только из своего окна». Нужен человек, знающий весь район.

Во-вторых, руководитель должен обладать компетенцией в сфере IT. Не такой серьезной, как в бизнес-процессах компании, но с базовым пониманием принципов работы учётных систем и проектов электронной коммерции.

Например, он понимает, что обмен данными с учетной системой может производиться с помощью любых структурированных файлов с заданным набором полей — csv, xml, json и т.д.

Подобные IT-знания защитят руководителя от «развода» со стороны разработчиков и помогут правильно оценивать сроки работы.

Если по-простому, то руководителю не нужен переводчик, чтобы понять фразу разработчика:

...и на нее ответить:

В-третьих, руководитель должен иметь авторитет в компании. Ему придётся взаимодействовать с другими отделами. И если его начнут «динамить» («ой, давай позже»), то сроки внедрения будут увеличиваться прямо пропорционально количеству.

Реальный пример. Нам, как разработчикам, нужно понимать процесс работы компании с контрагентом: за каждым закреплён один менеджер или группа? Каковы их роли?
Если в компании директор (он же руководитель проекта) в отпуске, его заместитель «спихивает» всё на менеджера, а менеджер ответ разработчику ставит в последнюю очередь среди рабочих задач, то проект встанет. Банально на элементарных деталях.

Следующее. Важнейший этап разработки B2B-площадки — организация правильного каталога. «Правильный» — это когда он увеличивает или облегчает продажи. А происходит это тогда, когда каталог настроен под потребности целевой аудитории. И это задача руководителя проекта, он обязан разбираться в ассортименте, знать потребности клиентов и пр.

Часто в учетных системах номенклатура организована, исходя из целей учета. Но на портале она должна быть представлена в соответствии с целями электронной коммерции и синхронизирована с учетной системой. Вопрос, как именно подгоняется учетная структура под торговую или наоборот решается всегда по-разному:

• Либо номенклатура приводится в порядок на стороне учетных систем;
• Либо организуются две разных структуры учетная и торговая с синхронизацией по ключам.

Руководитель проекта у нас выглядит похожим на Супермена, но из песни слов не выкинешь.

Если такой человек в компании есть — отлично. Если нет — подберите по первому критерию (знание общих бизнес-процессов), а для решения «программистских» вопросов прикрепите к руководителю IT-сотрудника.

4. Выбираем базу (CMS): коробочное решение или индивидуальная разработка?

На рынке розничных интернет-магазинов балом правят коробочные решения. Они позволяют запустить проект быстро и недорого. На рынке B2B-сайтов готовые решения тоже предлагают, но в меньших количествах. Почему? Подробный ответ мы давали в статье «19 отличий розничного интернет-магазина от B2B-портала».

Суть в том, что в B2B-отрасли более сложные бизнес-процессы. И даже у прямых конкурентов они могут кардинально отличаться. Поэтому крайне непросто подогнать их под шаблонное решение.

Рассмотрим это на примере двух оптовых магазина по продаже сантехники.
В первом магазине после формирования заказа клиенту автоматически выставляется счет и заказ уходит в обработку одному из менеджеров.

Во втором случае товар ставится «в резерв», менеджер вручную подтверждает наличие и готовность отгрузить в запрашиваемую дату, после чего подгружает счет из 1С. Заказ при этом автоматически разбивается на части и отправляется профильным отделам на дальнейшую обработку.

В чём плюсы и минусы «коробки»?

• Скорость. «Коробочное» решение позволяет быстро запустить портал (воплотить тот самый минимальный функционал) и проверить гипотезы;
• Минусы в том, что «коробка» не сможет реализовать нестандартный функционал, и придётся её серьёзно дорабатывать, а это зачастую дольше, чем работа с нуля.

Но есть и главный минус. При разработке оптового сайта с нуля разработчики делают систему под существующие бизнес-процессы. В случае использования коробочного решения бизнесу придётся под него. И чем масштабнее компания, тем сложнее это сделать. Такое изменение может больно ударить по привычкам коллектива (а это сила, с которой надо считаться). Может дойти до того, что сотрудники саботируют внедрение портала, как футболисты «сливают» неугодного тренера.

Какое решение выбрать? Нужно оценить и сравнить все затраты, включая действия внутри компании. Мы против того, чтобы из-за B2B-портала компания перестраивала бизнес-процесс. Убеждены, что B2B-портал должен автоматизировать процессы, но не кардинально менять их.

5. Подготавливаем учётно-складскую систему (1С) и CRM

Пожалуй, самый важный пункт. Интеграция системы с порталом не нужна только в одном случае — если вы планируете использовать универсальные enterprise-системы (ERP) «всё-в-одном»: к примеру, SAP или Oracle. Вопрос в том — подходят ли они для вашей компании с её масштабами и процессами? Впрочем, это уже другая тема.

Почему так важна интеграция учётно-складских систем с B2B-порталом?

Потому, что это основа автоматизации. И если интеграция с CRM проходит как «рекомендуемая задача», то с 1С (или с другой системой, которую вы используете) она обязательна!

Проблема в том, что часто CRM приобретают для галочки, «потому что конкурент поставил», а в 1С вообще бардак творится похлеще чем в шкафу у холостяка. Данные не упорядочены и некорректны.

Начните с «малого» — приведите в порядок данные по ценам и наличию. Именно это «стопорит» интеграцию систем с порталом. Дальше уже можно работать.

Учитывайте, что чем больше данных, которые соответствуют целям раздела 1, будут корректно внесены в учётно-складские системы, тем больше возможностей будет у B2B-портала, и тем быстрее он будет запущен.

Пример:

У одного из наших клиентов (компании, занимающаяся поставкой мототехники, квадроциклов и запчастей к ним) обмен данными с учетной системой происходит по следующим выгрузкам:

• категории товаров;
• номенклатура;
• цены;
• склады и наличие;
• контрагенты-связки клиентов и используемых ими юр. лиц;
• связки клиентов и их менеджеров;
• рекламации;
• заказы;
• сверки;
• взрыв-схемы.

В этом действии есть одна хитрость — лучше сначала выбрать подрядчика, а потом приводить в порядок учётно-складскую систему. Это эффективнее, потому что разработчик с высоты своего опыта подскажет, как сделать работу более быстро и грамотно (а, возможно, предоставит своего программиста для этого).

Если вы прошли все этапы, которые мы рассмотрели:

• определили задачи;
• выбрали руководителя и команду;
• подготовили требования к порталу;
• решили, использовать «коробку» или разрабатывать с нуля;
• привели в порядок 1С и CRM.

...то дело за малым:

6. Выбираем разработчика

Главный вопрос здесь не столько в технической квалификации IT-специалистов и каких-то заслуг подрядчика, сколько в их опыте разработки именно оптовых проектов! Иначе сроки внедрения могут затянуться на месяцы. Просто потому, что разработчик не в состоянии оценить сложность бизнес-процессов в B2B.

Простой пример. Мы создаем интернет-магазины уже 15 лет, а к разработке оптовых проектов подключились 3 года назад. И первый проект делали около года. Зато сейчас укладываемся в 3-4 месяца. Кстати, в ноябре 2016 сделали новую версию для того самого первого B2B-клиента, вот она: itapel.ru

Понимание бизнес-процессов B2B — это одно требование из многих, которому разработчик обязан соответствовать.