Как работают публичные ссылки на файлы и папки в Compo DAM

Одной из важных функций любой DAM системы является возможность распространения медиаданных среди сотрудников, подрядчиков, отделов компании и любых других структур, которые работают с медиа информацией.

Предоставлять доступ в DAM систему всем — не всегда хорошая идея. Даже с учетом детального разграничения прав и ролей это может быть нецелесообразно и попросту неудобно для решения задач.

Функционал публичных ссылок на просмотр и загрузку файлов решает эту проблему. Он позволяет разграничить доступ на уровне файлов и папок для загрузки и просмотра без авторизации в DAM системе.

Для того чтобы предоставить возможность загрузить файлы в Compo DAM по публичной ссылке, необходимо создать новую папку или выбрать уже существующую. При создании папки можно назначить права и роли доступа. На публичные ссылки они действовать не будут, но могут быть полезны для работы в самой DAM системе.

Чтобы поделиться папкой, необходимо выбрать в меню пункт «Ссылка на загрузку». В модальном окне заполнить название папки, даты начала/окончания использования и сохранить ссылку.

При переходе по полученной ссылке пользователь попадает на страницу, где можно загрузить необходимые файлы. После загрузки файлы не отображаются на странице, но они попадают в назначенную папку в Compo DAM.

В Compo DAM загруженные файлы поступают с пометкой «Не подтверждён», то есть эти файлы нужно утвердить администратором.

При загрузке файлов происходит автоматическое тегирование файлов с использованием искусственного интеллекта. При необходимости полученные теги можно редактировать, удалять или добавлять новые.

При подтверждении файлов также можно заполнить недостающие характеристики файла. Специальные маркеры подсвечивают важные незаполненные поля. Это необязательное действие, которое можно пропустить либо передать выполнение этого задания другому сотруднику.

После утверждения файлов необходимо создать еще одну ссылку уже на выбранные папки или файлы.

Если публичная папка была создана ранее, то все изменения будут происходить в ней. В нее будут добавляться новые файлы либо убираться неактуальные. Все действия администратора по удалению или добавлению файлов в публичной папке отображаются в режиме реального времени.

По этой ссылке пользователь получает доступ ко всем файлам, которые находятся в папке, но у него нет возможности редактирования файлов, добавления версий или тегирования. Пользователь может сортировать файлы, искать и скачивать.

Механики загрузки по ссылке и публичного доступа к файлам можно использовать раздельно, в зависимости от задач компании. Возможно, компании необходимо просто получить медиафайлы от подрядчика или распространить имеющиеся файлы между филиалами. В Compo DAM эти функции могут как дополнять друг друга, так и работать отдельно.

Данный функционал полезен компаниям при работе со сторонними подрядчиками по созданию медиа и фотографами. Он необходим для централизованной и точной доставки медиафайлов по региональным филиалам и подразделениям компании.

При таком подходе компания получает гарантию актуальности файлов во всех подразделениях и отсутствие излишнего и неконтролируемого доступа в DAM-систему.